Заверение документов - важная процедура, которая придает юридическую силу документам организации. Правильное заверение необходимо для подтверждения подлинности и действительности документов при взаимодействии с контрагентами, государственными органами и судами.
Содержание
Основные способы заверения документов
| Способ заверения | Когда применяется | Особенности |
| Печать организации | Для внутренних и большинства внешних документов | Основной способ заверения, требует наличия утвержденного образца печати |
| Подпись уполномоченного лица | Все документы, требующие заверения | Должностное лицо должно иметь право подписи согласно приказу |
| Нотариальное заверение | Для особо важных документов или по требованию контрагента | Придает документу дополнительную юридическую силу |
Пошаговая инструкция по заверению документов
1. Подготовка документа
- Проверьте правильность составления документа
- Убедитесь, что документ подписан уполномоченным лицом
- Подготовьте чистый лист для штампа "Копия верна" (если заверяется копия)
2. Процедура заверения
- Для оригиналов документов: подпись ответственного лица + печать организации
- Для копий документов:
- На каждой странице проставляется штамп "Копия верна"
- Подпись ответственного лица с расшифровкой
- Печать организации (захватывает часть штампа и подписи)
- Дата заверения
3. Регистрация заверенных документов
Рекомендуется вести журнал учета заверенных копий, где указываются:
- Дата заверения
- Наименование документа
- Кому предоставлена копия
- ФИО и должность лица, заверившего документ
Особые случаи заверения документов
Заверение многостраничных документов
- Каждая страница должна быть пронумерована
- Документ прошивается, концы нити скрепляются наклейкой с печатью
- На наклейке указывается количество прошитых листов
Электронные документы
- Заверяются электронной подписью уполномоченного лица
- Используется квалифицированная электронная подпись (КЭП)
- Для юридической силы требуется наличие сертификата ЭП
Кто имеет право заверять документы
| Должность | Какие документы может заверять |
| Генеральный директор | Любые документы организации |
| Главный бухгалтер | Финансовые и бухгалтерские документы |
| Секретарь/делопроизводитель | Копии документов, внутренние документы (если есть соответствующий приказ) |
Частые ошибки при заверении документов
- Отсутствие даты заверения
- Несоответствие подписи приказу о праве подписи
- Неправильное расположение печати
- Заверение неполных копий (без всех страниц документа)
- Использование недействующей печати
Нормативная база
- Гражданский кодекс РФ (ст. 160, 185)
- Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью"
- Федеральный закон "О бухгалтерском учете"
- Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст
Заключение
Правильное заверение документов - важная часть документооборота юридического лица. Соблюдение установленных правил заверения позволяет избежать признания документов недействительными и обеспечивает их юридическую силу. При сомнениях в правильности заверения рекомендуется обратиться к юристу или нотариусу.
